Fiscale regeling voor maaltijden van mijn personeel: wat zijn de mogelijkheden?

Fiscale regeling voor maaltijden van mijn personeel: wat zijn de mogelijkheden?

Als werkgever wil je goed voor jouw personeel zorgen, bijvoorbeeld door maaltijden of tussendoortjes aan te bieden. Dit kan de werksfeer en tevredenheid verhogen. Maar hoe zit dat fiscaal? In dit blog bespreken we de belangrijkste regels rondom maaltijden voor personeel en hoe je dit fiscaal aantrekkelijk kunt regelen. Zo weet je of kantinemaaltijden, fruit op je werk, foodtrucks of andere opties binnen de fiscale regels passen.

Wanneer zijn maaltijden belast?

Als je jouw personeel maaltijden aanbiedt, worden deze vaak gezien als een vorm van loon. Dat betekent dat hier in principe belasting over moet worden betaald. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen maaltijden die zakelijk noodzakelijk zijn en maaltijden met een meer privékarakter.

1. Zakelijke maaltijden

Maaltijden die nodig zijn vanwege het werk, zoals een lunch tijdens een vergadering of overwerk, worden niet als loon gezien en zijn belastingvrij. Een foodtruck op locatie tijdens een lange werkdag of avond kan hier ook onder vallen als de maaltijd noodzakelijk is vanwege de werkomstandigheden.

2. Privékarakter

Wordt er een kantinemaaltijd aangeboden zonder directe zakelijke noodzaak? Dan worden deze als loon gezien. In dat geval geldt er een vaste waardering. Voor 2025 is de forfaitaire waarde van een kantinemaaltijd vastgesteld op € 3,55 per maaltijd. Dit bedrag wordt als loon bij de werknemer opgeteld, tenzij je voor deze maaltijden gebruikt maakt van het WKR.

Werkkostenregeling (WKR)

Met de WKR kun je kosten voor maaltijden fiscaal slim organiseren om zo te voorkomen dat medewerkers belasting moeten betalen over verstrekte maaltijden. Onder de WKR kun je de kosten van maaltijden aanwijzen als een ‘gerichte vrijstelling’ of je kunt deze maaltijden onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.

• Gerichte vrijstelling: Als de maaltijd nodig is voor het werk (bijvoorbeeld overwerk, ploegendienst, externe werklocatie, werkgerelateerd evenement, cursus), kun je deze belastingvrij verstrekken en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Denk hierbij aan belegde broodjes of een unieke foodtruck op locatie.
• Vrije ruimte: Voor maaltijden zonder zakelijke noodzaak kun je gebruik maken van de vrije ruimte. Ook wanneer je een foodtruck voor maaltijd op een bedrijfsfeest zou boeken, valt dit onder de vrije ruimte. Binnen deze ruimte zijn de maaltijden belastingvrij, zolang het totale bedrag onder het WKR-plafond blijft. Overstijgen de totale vergoedingen in de vrije ruimte het WKR-plafond, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. 

Nihilwaardering
Koffie, thee en fruit op je werkplek die beschikbaar zijn voor iedereen, vallen onder de nihilwaardering. Deze voorzieningen zijn op €0,- gewaardeerd en zijn daardoor onbelast. Dit gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte. Meer informatie over de nihilwaardering vind je in ons blog.

Conclusie

Het aanbieden van maaltijden aan personeel kan in verschillende vormen: gezond, lekker of origineel. Door goed op de fiscale regels te letten, kun je deze opties slim inzetten via de Werkkostenregeling (WKR).
Zo maak je van maaltijden niet alleen een blijk van waardering, maar ook een fiscaal slimme keuze!

Heb je zin in een smakelijke bedrijfscatering op kantoor? Van heerlijke lunchbroodjes tot verrassende buffetten of een gave foodtruck op locatie, we hebben voor ieder wat wils! Bekijk snel onze pagina over bedrijfscatering!