Wat mag je als werkgever onbelast vergoeden?

Wat mag je als werkgever onbelast vergoeden?

Als werkgever wil je goed voor je medewerkers zorgen, en onbelaste vergoedingen zijn een aantrekkelijke manier om extra’s te bieden zonder dat daar loonbelasting over wordt geheven. Dankzij de Werkkostenregeling (WKR) kun je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je personeel geven. Maar wat mag je precies onbelast vergoeden, en hoe haal je het meeste uit de WKR? In deze blog leggen we het uit.

Hoe werkt de Werkkostenregeling (WKR)?

De WKR stelt een vrije ruimte vast: een percentage van de totale loonsom van je bedrijf. Binnen deze vrije ruimte kun je vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers onbelast aanbieden. In 2025 wordt de vrije ruimte verruimd, wat betekent dat er meer mogelijkheden komen voor onbelaste extra’s. Blijf je binnen de vrije ruimte, dan betaal je geen loonbelasting over de vergoedingen. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je een eindheffing van 80% over het overschrijdende bedrag. Het is daarom belangrijk om goed te weten wat je wel en niet kunt vergoeden.

Wat mag je onbelast vergoeden?

Met de WKR kun je medewerkers op verschillende manieren fiscaal vriendelijk ondersteunen. Hier zijn de belangrijkste categorieën:

1. Werkgerelateerde kosten
   Dit omvat onder andere reiskosten (tot €0,21 per kilometer, in 2025 €0,23), cursussen en werkkleding (zoals kleding met een bedrijfslogo).
2. Thuiswerkvergoeding
   Voor thuiswerkdagen kun je in 2025 tot €2,35 per dag onbelast vergoeden, bijvoorbeeld voor koffie, verwarming of elektriciteit.
3. Persoonlijke voorzieningen
   Denk aan fitnessabonnementen, bedrijfsfitness of gezondheidstrajecten zoals stressmanagementworkshops.
4. Sociale activiteiten
   Personeelsuitjes, kerstpakketten en cadeaus voor jubilea vallen ook onder de WKR, zolang je binnen de vrije ruimte blijft.
5. Arbovoorzieningen
   Bureaustoelen, verstelbare bureaus en andere hulpmiddelen voor een ergonomische werkplek zijn vrijgesteld van belasting.

Wat mag niet onbelast worden vergoed?

Hoewel de WKR veel mogelijkheden biedt, zijn er ook beperkingen. Voorbeelden zijn hoge bonussen, privé-uitgaven zoals vakanties, en woonlasten.

Tips om optimaal gebruik te maken van de WKR

1. Maak een overzicht van je vrije ruimte: Bereken hoeveel ruimte je hebt en plan wat je daarmee wilt doen.
2. Prioriteer vergoedingen: Focus op vergoedingen die bijdragen aan werkplezier, gezondheid en ontwikkeling.
3. Houd rekening met de verruiming in 2025: Door de extra vrije ruimte kun je meer onbelaste voordelen bieden.
4. Combineer zakelijk en sociaal: Denk aan personeelsuitjes met een educatief element, zodat niet alle kosten in de vrije ruimte vallen.

Benieuwd naar meer tips over de WKR en hoe je deze effectief kunt inzetten? Lees onze andere blogs en ontdek hoe je jouw medewerkers een onbezorgde en waarderende werkomgeving kunt bieden!